Глава 8. Перемещение библиотеки | Политехнический музей
polytech
polytech
Статья

Глава 8. Перемещение библиотеки

Собрание библиотеки Политехнического музея, основанной в 1864 году, насчитывает более 3,5 млн томов. Это книги и периодика с XVI по XXI век. Помимо основного она имеет несколько специализированных фондов, в частности фонд редкой книги (прижизненные публикации работ Ньютона, Менделеева, Циолковского, Эразма Роттердамского XVI–XIX веков).

Хранилище библиотеки в историческом здании на Новой площади занимало порядка 3000 кв. м. Оно размещалось в неприспособленных помещениях — в подвалах, спроектированных под склады для магазинов, которые в своё время занимали первый этаж. Потолки в подвалах разной высоты, а основную площадь занимают коридоры и ниши. Сотрудникам библиотеки приходилось забивать ниши фанерой и к ним вплотную ставить книжные шкафы и стеллажи высотой от 3 до 5 м. Для экономии места книги на полках лежали стопками, а шифры указывались на обрезе. Чтобы достать необходимое издание, библиотекарю зачастую приходилось снимать и соседние.

Большую тревогу вызывала именно упаковка и перевозка библиотечного фонда.

Большой опыт сотрудников позволил им самостоятельно разработать систему упаковки и перемещения с учётом специфики комплектования библиотечного фонда. Для транспортировки книжного собрания были выбраны картонные коробки, которые обеспечивают доступ воздуха к книгам. Размер упаковки определили сотрудники. Для этого они пересмотрели фонды и выявили наиболее распространённый формат (А5) и вес книги. Второй размер коробок был подобран для изданий большого формата, третий — для периодики последних лет, которая тяжелее из-за использования новых типов бумаги. По расчётам сотрудников, вес каждой коробки в заполненном состоянии не должен был превышать 25 кг, чтобы облегчить работу грузчиков, от аккуратности которых напрямую зависела сохранность уникальных фондов.

not loaded

Картонные коробки обеспечивают доступ воздуха к книгам.

Под короба рассчитывался и размер палеты. На каждой должно было располагаться 16 книжных ящиков (или 30 небольших коробок под журналы, или 20 коробок для изданий большого формата) в четыре яруса, каждый новый ярус прокладывался листом фанеры для жёсткости, на самый верх клали лист фанеры большей толщины. Вся конструкция была перетянута стреппинг-лентой.

not loaded

Книжное хранение.

Для переезда библиотеки создали отдельную логистическую программу, близкую по функциям к той, что использовалась в музейных фондах. К переезду далеко не все издания были внесены в электронный каталог, поэтому его нельзя было использовать как полноценную базу данных о фондах. Объёмы работы не позволяли прямо на месте в режиме подготовки заполнять эти пробелы. В итоге после сверки по карточному (читательскому алфавитному) каталогу все издания регистрировались в логистическом приложении только по одному идентификатору — библиотечному шифру. Таким образом, за каждой коробкой в системе был закреплён определённый набор шифров. У периодических изданий вместо шифра указывались название, год выпуска и номер.

За 150 лет в каталоге Политехнической библиотеки использовались три системы шифрования. Современная система была введена в 1930-х годах. Выделенные в ней рубрикаторы за это время сильно разрослись. Например, в самом распространённом шифре W выделено 170 разделителей, в каждом из которых 300 книг. Для удобства работы с таким большим объёмом весь массив дополнительно разделили на части (W1–W10 и т.д.), что было прописано и в системе, и на плане расстановки фонда в новом хранении.

Упаковку библиотеки можно вести параллельно с приёмом читателей. Нужно только определить, какая часть фондов запрашивается реже, и начинать с неё.

В библиотеке работы начались в июле 2011 года, а завершились спустя два года. Приём посетителей был остановлен только в январе 2012-го и возобновлён в январе 2014 года.

Упаковку изданий вели бригады, в которую входил библиотекарь и оператор системы. Задача библиотекарей заключалась в том, чтобы идентифицировать книгу по шифру и инвентарному номеру. Соответствующая каталожная карточка из основного топографического каталога при этом вкладывалась в издание и сегодня используется в качестве формуляра при выдаче (так удалось сэкономить на перевозке одного каталога). В задачи операторов входила упаковка и регистрация книг в электронной системе. На этом этапе отбирались заражённые книги. Они проходили специальную обработку, замедляющую процесс распространения грибка.

Весь фонд библиотеки Политехнического музея был разделён на две части — на первый и второй экземпляр.

Каждая часть паковалась отдельно, получала соответствующую маркировку и в новом хранилище располагалась отдельно. Первый экземпляр — на фронтальных стеллажах, второй — на набивных. В новом помещении планировалось использовать только первый экземпляр. Критерием для отбора был не порядок записи в каталоге (то есть порядок поступления в библиотеку), а сохранность. Книга, находившаяся в лучшем состоянии, записывалась в первый экземпляр.

На упакованную коробку со всех четырёх сторон приклеивалась распечатанная из системы этикетка с указанием шифров лежащих в ней книг. Штрихкоды использовались только при маркировке палет и зон, на которые было разделено хранилище библиотеки. Каждое издание, таким образом, прикреплено к определённой коробке, палете и зоне в хранении.

Для удобства навигации сотрудники использовали дополнительные этикетки с номерами палеты в общем массиве. Понадобились листы разных цветов, чтобы можно было легко определить, к какому фонду она относится. Весь реестр был распечатан, так что в случае сбоя в работе системы книгу всё равно можно быстро найти.

Для перевозки фонда редкой книги, насчитывающего 35 тысяч томов, был разработан отдельный регламент.

Здесь использовались металлические ящики с мягкой внутренней обшивкой, книги в них были завернуты в микалентную бумагу во избежание трения корешков. Каждый ящик был опломбирован. Для коллекции редкой книги в новом хранении соорудили специальный термобокс с металлическими шкафами. Только после того, как он был полностью готов, начался переезд этой части фондов. В отличие от общего массива, редкие книги сразу выставлялись на полки.

Переезд библиотеки музея в новое хранилище предоставил сотрудникам возможность упорядочить фонды. Это один из безусловно положительных факторов.

В подвалах исторического здания музея шифры располагались вразнобой, так как хранилище прирастало новыми помещениями постепенно, по мере переполнения старых. Новые комнаты заполнялись, когда необходимо было разгрузить какой-то конкретный стеллаж или шкаф — на удобство и последовательность структуры хранения не обращали внимания. При планировке фондов в новом хранении библиотеки все шифры были выстроены в необходимом порядке.

В 1920–1930-е годы фонды библиотеки активно пополнялись за счёт национализированных библиотек (как частных, так и принадлежавших различным обществам). Книги рассеивались по собранию — специальной задачи хранить отдельные коллекции не ставилось. Сегодня (во многом благодаря переезду и ревизии фондов) эти коллекции были виртуально воссозданы в виде каталогов книжных знаков, принадлежавших как частным лицам, так и организациям.

Если в основном книжном фонде изменения касались только последовательности шифров, то фонд редкой книги пережил более существенные перестановки. Русская книга была отделена от иностранной (в основном фонде все дореволюционные издания стоят вместе). Физически, а не виртуально были сформированы коллекции карт и атласов, путешествий, энциклопедий и справочников, фотоальбомов, рукописных книг и даже книг по искусству и архитектуре из трофейной коллекции немецких промышленников Хеншелей. Внутри каждой коллекции сохраняется общая для всего библиотечного фонда последовательность шифров.

Издания, которые не смогли сразу идентифицировать, составили неразобранный фонд. Он паковался отдельно с указанием приблизительного места в хранилище, где были найдены книги. Ещё один, «отставший», фонд сформировали из книг, которые из-за ошибок библиотекарей оказались не на своих местах. Такие случайно найденные книги и неформатные издания (которые не помещались в стандартные коробки) складировали и упаковывали в отдельной комнате, там их расставляли в продуманном порядке по шифрам.

Принятая система хранения используется не только для литературы, перевезённой из исторического здания музея. Фонды постоянно пополняются, и новые издания также упаковываются в коробки по мере заполнения шифра или, как в случае с периодикой, когда собирается годовой комплект.

При подготовке к переезду библиотека, как и остальные фонды, вновь обрела многие потерянные экземпляры коллекции.

В библиотечные фонды вернулись порядка 300 тысяч томов (книги и журналы), которые были спрятаны в ниши и забиты фанерой (вероятно, по идеологическим причинам или при спешной эвакуации музея во время Великой Отечественной войны). Благодаря этим находкам удалось дополнить годовые комплекты журналов XIX — начала XX века. Особую ценность среди найденных изданий представляют вручную раскрашенные атласы XVII века по ботанике и зоологии.

Библиотека насчитывает 86 каталогов и различных картотек. Кроме топографического, который был разложен по книгам, остальные 85 перевезли отдельно. Ящики были вынуты из каталожных шкафов, пронумерованы и упакованы в палеты. Неполные закладывались уплотнителем, чтобы карточки не распадалась. Каталожные шкафы упаковывали без ящиков. На новом месте развернули генеральный алфавитный, систематический читательский каталоги и картотеки научно-библиографического отдела, остальное решили законсервировать и не доставать.

Хранение библиотечного фонда специально распланировали таким образом, чтобы можно было быстро вернуться к обслуживанию читателей.

Сегодня библиотека открыта для посещения пять дней в неделю и дважды в неделю принимает заказы на литературу. Сотрудники успевают подбирать заказанные книги благодаря чётко распланированному хранению и работающей системе навигации. Каждый раз при помощи автоматического погрузчика и такелажников нужная книга вынимается из соответствующего ящика, а затем возвращается на место. Наиболее востребованные фонды расставлены на стеллажи. После переезда отказов читателям стало меньше, за 2018 год библиотеку посетило около 25 тысяч человек, выдано 98 тысяч книг.

Заключение

С переезда Политехнического музея в новое хранилище прошло уже более пяти лет — срок, достаточный для того, чтобы сделать предварительные выводы. Опыт оказался удачным не только потому, что ни один предмет и документ из фондов не был потерян, но и потому, что музей не останавливал выставочную и просветительскую работу и смог в сжатые сроки вновь открыть свои фонды. Для всех сотрудников это был вызов, и те, кто его принял, бесспорно, получили уникальный опыт и выросли профессионально. Надеемся, что, познакомившись с историей переезда Политехнического музея, вы легче решитесь на этот непростой, но зачастую неизбежный шаг, и сложный этап жизни музея пройдёт для вас с минимальными потерями.