Запуск волонтёрской программы требует участия нескольких структур музея. Образовательный отдел разрабатывает методику обучения волонтёров и подготовки сотрудников к работе с ними. Юридический отдел отвечает за составление стандартного договора с волонтёрами и определение правил программы. PR-отдел помогает аудитории музея узнать о возможности стать добровольцем и преимуществах волонтёрства. Но основная ответственность лежит на руководителе и координаторе программы.
Руководителем волонтёрской программы может стать сотрудник, отвечающий за внешние связи и коммуникацию музея. Зона его ответственности — идеология и развитие программы. Руководитель разрабатывает её концепцию, курирует подготовку всех отделов музея к работе с волонтёрами и помогает сформулировать задания, которые будут выполнять участники программы. Его цель — привести программу в соответствие с ценностями музея, сделать её доступной для всех, разнообразной и интересной.
Когда волонтёры приходят в музей, руководитель программы ищет новые возможности для применения их ресурсов — предлагает музею помощь волонтёров на временных проектах, проектирует тренинги для сотрудников и участников программы, следит за тем, чтобы о программе узнавало больше людей.
Бесперебойную работу программы обеспечивает специальный сотрудник — координатор волонтёров.
Он отвечает:
за набор и обучение волонтёров;
подготовку сотрудников к работе с ними;
расписание и заполнение волонтёрских смен;
проведение регулярных встреч, тренингов и экскурсий для волонтёров;
мотивацию и поощрение участников;
обратную связь с сотрудниками и разрешение конфликтов.
Всякий музей стремится разнообразить свою аудиторию. И поскольку волонтёры — часть этой аудитории, искать их нужно среди самых разных людей. А для этого понадобятся разные каналы коммуникации.
Привлечь к волонтёрству подростков и молодёжь проще всего через социальные сети. Политех использует для этого как официальные страницы музея в «Фейсбуке» и «ВКонтакте», так и отдельные группы для волонтёров. Поддержать волонтёрскую программу могут и партнёры музея, поделившись информацией на своих страницах. Те, кто уже стал волонтёром, общаются в групповом чате и узнают оттуда о новостях музея, интересных сменах и мероприятиях, где может пригодиться их помощь.
Мы пишем короткие посты, в которых простым языком рассказываем, что ждёт волонтёров, и сопровождаем их яркой картинкой. Вот так выглядело сообщение на странице фестиваля «Политех», опубликованное за месяц до события:
На официальном сайте музея должна быть отдельная страница для волонтёров. На этой странице нужно разместить короткое описание программы, ответы на вопросы, ссылку на анкету волонтёра и электронный адрес для связи с координатором.
Универсальный способ рассказать людям о волонтёрской программе — афиши. Их видят школьники и студенты, посетители книжных магазинов и библиотек. Распространять афиши помогают и сами волонтёры, которые вешают их в своих общежитиях, институтах и офисах. Можно разработать несколько вариантов дизайна афиши для разной аудитории. Политех использует яркие и лаконичные плакаты для мест, где собирается молодёжь, а афиши для библиотек и других пространств, куда приходят люди постарше, оформлены в спокойных тонах и рассказывают о программе подробнее, с акцентом на размеренной научной работе и пользе для общества.
Те, кто редко бывает в общественных местах: люди с физическими особенностями и особенностями развития, воспитанники интернатов — могут узнать о музее и его волонтёрской программе через социальные фонды. Так, Политех сотрудничает с фондом «Даунсайд Ап» и фондом содействия решению проблем аутизма «Выход».
Волонтёры — душа фестиваля и проводники в мир науки. Вы объясните людям, как именно работает огненный торнадо, научите их танцевать в очках виртуальной реальности, угостите напитком при помощи робота-водовоза и проведёте незабываемый уикенд в хорошей компании.Чтобы стать волонтёром, заполните анкету на сайте.
Познакомимся и расскажем подробности. Обещаем, что вы запомните эти выходные.
Договор с волонтёром — залог безопасности музея. Он регламентирует поведение волонтёра и официально закрепляет его отношения с музеем. Подписывая договор, волонтёр соглашается:
хранить в тайне конфиденциальную информацию;
соблюдать правила безопасности;
нести ответственность за свою жизнь, здоровье и личные вещи во время работы в музее;
беречь имущество музея и возвращать материалы, полученные для работы.
Задача юристов музея — составить небольшой и понятный договор о безвозмездной добровольческой деятельности. Тогда волонтёры смогут получить, прочитать и подписать его на первой встрече с координатором, не забирая договор домой, чтобы подробно в нём разобраться.
В договор можно включить и условия поощрения волонтёров — указать, сколько смен или часов нужно отработать, чтобы получить от музея подарки и бонусы. Это позволит избежать претензий от тех, кто приходит в музей за бесплатными билетами или скидками от партнёров. Кроме того, договор даёт волонтёру понять, за что его могут отстранить от работы в музее.
Образец договора — в приложении к этому руководству.
Координатор волонтёрской программы готовит музей к приходу волонтёров и волонтёров — к приходу в музей. По методикам, разработанным образовательным отделом, он проводит вводную встречу для волонтёров и тренинг для сотрудников. Развитие волонтёрской программы предполагает и расширение программы обучения — появляются долгосрочные тренинги для волонтёров с разными интересами.
Будущие волонтёры знакомятся с координатором на открытой групповой встрече. Прийти туда могут все, кто заполнил анкету. Если человек пока не уверен, что останется в музее, вводная встреча поможет ему понять, что такое волонтёрская работа, и принять решение. По опыту Политеха, волонтёрами становятся около 30% из тех, кто приходит на встречу, и это немало.
В Политехе встречи проходят раз в неделю, в период фестивалей — два раза в неделю. Встреча длится около часа.
Сценарий встречи:
Собравшиеся называют по очереди своё имя, возраст и профессию и рассказывают, чего ждут от волонтёрства в музее.
Координатор показывает волонтёрам презентацию об истории и структуре музея, постоянных и временных площадках.
Координатор представляет программы и проекты музея, которые могут заинтересовать собравшихся.
Будущие волонтёры знакомятся с правилами работы в музее: сообщать о любых конфликтах, предупреждать, если не могут прийти на смену, заботиться о своей безопасности и так далее.
Время для вопросов координатору.
Важная часть встречи — работа с ожиданиями собравшихся. Координатор объясняет, что волонтёры остаются гостями музея и волонтёрство никак не связано с трудоустройством. Это помогает избежать недопонимания и конфликтов с теми, кто рассчитывает на стремительную карьеру в музее.
Фрагменты презентации для волонтёров Политеха — в приложении к руководству.
Вводная встреча не собеседование, а знакомство, и «плохих» кандидатов не бывает. Нельзя запретить человеку попробовать себя в качестве волонтёра, даже если вам кажется, что ему это занятие не подходит.
Некоторые сотрудники музея относятся к волонтёрской программе с неприязнью и тревогой. Они могут видеть в волонтёрах бесплатную рабочую силу, которой музей якобы хочет заменить профессионалов. Преодолеть непонимание помогают тренинги для сотрудников.
Так выглядит приглашение на тренинг для сотрудников Политеха:
10 апреля в 15:00 мы (руководитель волонтёрской программы, куратор музея Александра Коперник и координатор волонтёрской программы Катя Серова) расскажем вам, кто такие волонтёры Политехнического музея. Мы объясним их мотивацию и возможные сложности при работе с добровольцами и представим результаты их работы.Наша встреча будет краткой и ёмкой. Мы хотим помочь вам понять, какие повседневные задачи вы могли бы доверить волонтёру и что это даст, и рассказать, как общаться с добровольцами музея.
Политехнический музей привлекает волонтёров с 2011 года — мы накопили богатый опыт взаимодействия с ними. Немало волонтёров стали сотрудниками музея, принимали участие в выставках, просветительских образовательных и целевых программах.
Мы постараемся познакомить вас заочно с помощниками Политеха, а для тех, кого заинтересуют возможности волонтёрской программы, через неделю мы организуем ещё одну встречу, на которой покажем вам, как составлять ТЗ для волонтёров, где мы ведём с ними коммуникацию и что делать, если волонтёр записался, но не пришёл (это всё несложно).
Цель такого тренинга — объяснить, что волонтёры остаются гостями музея и правила общения с ними ничем не отличаются от других посетителей. Волонтёр не должен спасать других гостей в аварийной ситуации и не обязан выслушивать грубую критику от сотрудников. Тренинг помогает сотрудникам сформулировать задания, которые они готовы передать волонтёрам.
Структура тренинга
Кто такие волонтёры и зачем музей с ними работает.
Результаты работы волонтёров.
Задачи, которые можно или нельзя передавать волонтёрам.
Правила общения.
Возможные сложности: отмена задания, неявка волонтёра, недопонимание.
Работа с новичком: как заказать пропуск на площадку, объяснить, куда идти, подготовить волонтёра к выполнению задания и проконтролировать его.
Организация волонтёрской смены: инструктаж, перерывы, чай, обратная связь.
Сотрудники музея должны понимать, что волонтёр не бездельник, который ищет в музее развлечения, а активная и самая важная часть аудитории музея. Волонтёр — посетитель, который платит за вход в музей не деньгами, а своим самым ценным ресурсом — временем.
В начале развития волонтёрской программы достаточно разработать общие тренинги для всех волонтёров. Задача таких тренингов — тимбилдинг и обучение волонтёров коммуникации с посетителями. Особенно важно это для тех, кто приходит волонтёром на большие публичные мероприятия, организованные музеем.
Политех проводит развёрнутые тренинги по коммуникации два раза в год перед фестивалями. Такой тренинг длится 8–9 часов. Волонтёры учатся правильно вести себя на площадке и общаться со взрослыми и юными посетителями, предотвращать конфликты и рассказывать об экспонатах и мероприятиях музея.
Структура тренинга по подготовке к фестивалю:
Когда база волонтёров музея вырастет, имеет смысл разнообразить программу тренингов для тех, кто хочет развиваться в разных отделах музея в зависимости от того, какая именно деятельность по душе волонтёрам. Сейчас Политех разрабатывает годичную программу обучения по нескольким направлениям — работа с животными, работа в фондах и в библиотеке, тренинги по работе с людьми с особыми потребностями. Отдельным направлением станет Школа медиаторов, где волонтёры смогут освоить навыки научной коммуникации.
К обучению можно привлекать и психологов, и научных сотрудников — чем больше разных знаний доступно волонтёрам, тем больше они могут дать музею в ответ.
Расписание волонтёрских смен — интерактивная система. Доступ к ней получают и волонтёры, и сотрудники музея. Сотрудники вносят в таблицу список предстоящих задач и время, в которое можно прийти на площадку. Волонтёры выбирают интересные смены и вписывают туда своё имя.
Политех организует расписание с помощью онлайн-таблиц в Google Drive. Оно выглядит так:
Если задача требует специальных знаний или подготовки, координатор помогает найти подходящего волонтёра. Опытные волонтёры могут работать из дома — например, обрабатывать таблицы на компьютере. Такие задачи есть всегда и вносить в расписание их необязательно. Для фестивалей, когда число волонтёров резко вырастает и задачи меняются, координатор составляет отдельное расписание.
Отписаться от смены без предупреждения можно, но не позже чем за сутки. Если что-то случается в последний момент, волонтёр звонит или пишет координатору. Иначе его могут отстранить от работы в музее.
Большинство волонтёров приходит в музей ради самого процесса, а не за вознаграждением. И всё же необходимо напоминать им, что музей ценит их участие. Если бюджет позволяет, можно дарить волонтёрам футболки, толстовки и ежедневники с логотипом музея, книги и каталоги выставок, устраивать для них вечеринки. Но лучшим подарком становится возможность получить новые знания от сотрудников музея и его партнёров.
Базовая форма поощрения волонтёров, доступная любому музею на любом этапе развития волонтёрской программы — бесплатная экскурсия. На экскурсии волонтёры ближе знакомятся с коллекцией и проектами музея, а значит, смогут больше рассказать о них другим посетителям. Кроме того, групповая экскурсия станет хорошей формой тимбилдинга. Мы обязательно приглашаем волонтёров на лекции и мастер-классы, которые устраивает музей.
Каждый месяц сотрудники Политеха выбирают одного волонтёра, который проявил себя особенно активно. Он получает подарки от музея и сертификаты сервиса Ticketland для покупки электронных билетов в театр, кино или на концерт.
Многие компании и площадки открыты для партнёрства и готовы предоставить скидки или бесплатные билеты.
Поощрение волонтёра месяца служит мотивацией для всех волонтёров — они не получают оценок от музея, но знают, что могут выделиться и заслужить приз.
Политехнический музей вместе с ведущими музеями Москвы разработал карту лояльности для музейных волонтёров «Спутник». Сегодня в программе участвует 13 музеев. Волонтёры, добросовестно отработавшие несколько смен в одном из них, получают карту музейного волонтёра. Она даёт право бесплатного входа в любой из музеев-участников и бонусы от партнёров программы. Например, по карте можно получить бонусы от книжного магазина MMOMA ART BOOK SHOP, приложения для чтения книг Bookmate и гастробара Powerhouse.
Мы расширяем сеть партнёров «Спутника» и принимаем
предложения о сотрудничестве по адресу sputnik@polytech.one