Глава 3. Информационные системы

Опыт технических музеев Европы (как положительный, так и отрицательный), недавно переживших переезд, подсказал сотрудникам Политеха несколько готовых практических решений, сделавших возможным безопасное перемещение такой масштабной коллекции. Одно из них — использование информационной системы, в которой регистрируется прохождение каждым предметом всех стадий переезда, начиная с идентификации и заканчивая размещением в новом хранилище. Подобную систему использовал Музей транспорта Глазго (Шотландия) в 2008 году при масштабном переезде, в ходе которого коллекцию разделили между двумя депозитариями и экспозиционными пространствами.

Политехнический музей использует систему учёта АИС «Музей-4», в ней готовится вся первичная документация по жизненному циклу предмета с момента поступления. Специально для переезда для неё были разработаны дополнительные функции, которые регистрировали прохождение каждым предметом всех стадий работ, утверждённых регламентом:

• идентификация;

• осмотр реставратором;

• фотофиксация;

• упаковка.

После всех подготовительных этапов предметы регистрировались в логистической программе, также специально разработанной к переезду. Она координировала перемещения музейного фонда между разными зонами. Для каждой единицы хранения сотрудники на этикеточном принтере распечатывали машиночитаемую бирку со штрихкодом и QR-кодом, которая распознаётся при помощи специального сканера. Идентификаторы в системе получили также коробки, паллеты, зоны в историческом здании и новом хранении (ряд стеллажей, номер стеллажа, номер полки).

Чем больше идентификаторов ввести в систему, тем проще будут поиски.

В системе регистрационный номер музейного предмета совмещался с номером коробки, паллеты и места хранения. После того как полностью формировалась паллета (в которой могло быть до 36 коробок, а мог располагаться один большой объект без коробки), из системы распечатывали и прикрепляли к стенке ящика лист вложения с описанием содержимого, включая идентификационные номера. Без листа вложения ни в зону временного хранения, ни в зону погрузки ничего не отправлялось. Паллета могла быть загружена и пустыми коробками. Это тоже отражалось в системе и на листе вложения. Так в случае необходимости можно для конкретного предмета найти подходящую коробку из резерва.

К музейному предмету бирка крепилась леской. Для бирки следует выбирать прочный и устойчивый к влаге материал — ведь потеря идентификатора фактически равноценна потере предмета. Политех печатал бирки на рулонных этикетках — они более устойчивы к влаге и разрывам, чем бумага.

На коробки, паллеты и стеллажи клеили самоклеящиеся бирки. Однако они плохо прикреплялись к грубо обработанной древесине паллеты, к тому же её невозможно было обработать от пыли. Поэтому бирки стали дополнительно фиксировать строительным степлером, а на паллетах бумажные бирки заменили на пластиковые.

Использование машиночитаемых бирок в качестве этикеток — удачный опыт при организации экспозиции в хранилище.

При устойчивом доступе к интернету обладатель любого современного смартфона может по QR-коду узнать информацию об экспонате, если она выгружена из системы учёта на сайт музея. Там же на сайте можно разместить и сопроводительные материалы к выставке, к которым будут вести ссылки, размещённые в хранилище. Сейчас Политех использует с этой целью платформу «Большой музей», возможности которой гораздо шире обычного сайта. «Большой музей» позволяет не только загрузить информацию о предметах из коллекции и их фото, но и структурировать её удобным для читателя образом. Платформа помогает рассказать пользователю о том, что ценного есть в коллекции музея или в отдельном экспонате, почему экспонат считается шедевром или важным звеном истории науки или культуры. Устройство платформы стимулирует музейных сотрудников сопровождать коллекции повествованием: рассказывать о причинах создания, описывать уникальность техники, раскрывать влияние, которое эти коллекции оказали на мировое развитие и т.д.

Одной из задач логистической электронной системы была унификация — она должна была регулировать процесс перемещения всей коллекции. Однако найти универсальное решение для разных музейных фондов не получилось.

Разработанная в первую очередь для вещевого фонда, программа оказалась плохо применима для архива и библиотеки. Зарегистрировать каждый документ оказалось невозможно не только из-за нехватки времени и человеческих ресурсов, но и потому что бирку к листу нельзя было прикрепить. В итоге решили заносить в программу более крупные массивы — папки документов (единицы хранения). А для библиотеки была написана специальная программа (см. ниже).

В каждой упаковочной бригаде был оператор системы, чтобы кураторы, хранители и реставраторы не отвлекались от выполнения своих обязанностей, от осмотра предметов коллекции и сверки фондов. Ещё он должен был следить за тем, чтобы вся регистрационная работа велась сразу в системе, и хранители не составляли параллельные бумажные реестры, поскольку на дополнительные перепроверки времени не оставалось.

Система должна быть единым информационным центром и не дублироваться.

Один пропущенный, незапротоколированный в системе этап подготовки музейного предмета к переезду ведёт к сбою во всей цепочке. Например, хранители не распечатывали лист вложения из системы, а набирали его вручную в текстовом редакторе, при этом ошибаясь в многозначных номерах. Это приводило к неразберихе при транспортировке и регистрации груза в новом хранилище. Поэтому при разработке логистического приложения и инструктаже необходимо учитывать некоторую консервативность и недостаточную подготовленность музейных сотрудников.

Чтобы облегчить работу упаковочных бригад, на каждом пункте использовалось приложение с ограниченной функциональностью, необходимой только на этом этапе: каждый участник процесса мог вносить и редактировать информацию, относящуюся только к его задачам. Доступ ко всем данным и возможностям системы был у координаторов переезда, которые могли следить за положением дел в реальном времени.

Логистическим приложением к информационной системе удобно пользоваться и после переезда — при регистрации перемещений предметов внутри музея, между различными его зданиями и площадками или при выдаче на внешние выставки (например, использовавшаяся Политехом программа хранит всю историю предмета с момента переезда). Однако важным условием для этого является чёткая и стабильная её работа; возникающие при обращении к ней системные ошибки должны исправляться.

Логистический модуль к АИС «Музей-4» для переезда Политехнического музея писался по заказу сторонним разработчиком, у которого был опыт создания инвентаризационных программ и работы со сканером для штрихкодов. Программа полностью справилась с функцией координации переезда, но её создатели использовали старые средства разработки (в скором времени выведенные с рынка), из-за чего оказалось невозможным автоматически поддерживать систему. Со временем она накопила критическое количество ошибок, и встал вопрос о целесообразности и безопасности её дальнейшего использования. Во избежание накладок вся необходимая информация была перенесена в АИС «Музей-4».